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Workflows

Workflow

Un workflow est un processus défini qui suit les changements d’état d’un élément dans le système. Lorsqu’un élément passe d’un état à un autre, une notification par e-mail peut être envoyée via l’exécution d’une action à la personne responsable, lui permettant d’approuver ou de rejeter le nouvel état de l’élément.

Un workflow comprend des états de workflow et des actions de workflow.

Workflow Action (Action de workflow)

Une Workflow Action est l’action qui permet à un élément de passer d’un état à un autre. Elle permet aux utilisateurs de suivre les mises à jour des produits et de définir les différents processus qu’un produit traverse lors de son enrichissement.

Lorsqu’un produit passe d’un état à un autre dans le workflow, l’utilisateur peut être notifié via une étape d’action. Ces étapes permettent notamment une notification par e-mail via les processus Single Email ou Mass Email.

Types d’actions :

  • Mass Email
    • Regroupe plusieurs produits ayant changé de statut
    • Envoie un seul e-mail avec la liste des produits mis à jour aux responsables
  • Single Email
    • Envoie un e-mail individuel pour chaque produit déclenchant le workflow
    • Chaque mise à jour est communiquée séparément
  • Update Data
    • Met à jour un ou plusieurs attributs si les conditions configurées sont remplies

Workflow State (État de workflow)

Un Workflow State représente un statut ou une condition spécifique d’un élément (comme un produit) dans un workflow. Il indique la position actuelle de l’élément dans le processus et permet de :

  • Suivre l’avancement
  • Définir les responsabilités
  • Déclencher des actions suivantes

Édition et gestion des workflows

Accès aux workflows

Pour créer ou gérer des workflows dans l’application ADIB :

  • Accédez à la section Advanced Configuration
  • Cliquez sur Workflow

La liste des workflows existants s’affiche ensuite.

image.png

Vue globale des workflows

Dans cette vue, il est possible de créer, modifier, cloner ou supprimer des workflows.

Actions disponibles :

  • Ouvrir un workflow via le bouton open workflow
  • Créer un nouveau workflow
  • Menu hamburger pour chaque workflow :
    • Modifier nom et position
    • Modifier la description du menu contextuel
    • Cloner le workflow
    • Supprimer le workflow

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Configuration des workflows existants

Cliquez sur open sur une tuile de workflow pour l’ouvrir et afficher sa structure.

Configuration des états de workflow

Un Workflow State représente le statut d’un élément dans le workflow.

image.png

Objectifs :

  • Suivre la progression
  • Définir les responsabilités
  • Déclencher des actions

Gestion :

  • Ouvrir le menu hamburger d’un état
  • Options :
    • Edit State
    • Edit State Description
    • Edit State Rules
    • Add Jump Action
    • Delete State

Édition d’un état

  • Nom de l’état
  • Nom technique (workflowname_statename)
  • Position
  • Couleur du contour

Description de l’état

  • Description courte affichée sous le nom de l’état
  • Aide à comprendre son rôle

Règles de workflow

Les règles définissent les conditions pour entrer dans un état.

Fonctionnalités :

  • Conditions d’entrée dans l’état
  • Logique AND / OR

Opérateurs :

  • AND : toutes les conditions doivent être remplies
  • OR : une seule condition suffit

Configuration :

  • Sélection des attributs
  • Conditions dynamiques selon type d’attribut
  • Valeur définie selon le champ
  • Ajout de plusieurs règles
  • Groupement de règles
  • Sauvegarde / suppression

Jump Actions

Permettent de faire basculer un produit vers un autre workflow.

Cas d’usage :

  • Gestion d’exceptions
  • Traitements hors processus standard

Configuration :

  • Sélection du workflow cible
  • Sélection de l’état cible
  • Validation

Workflow Actions

Une Workflow Action définit le passage d’un état à un autre et permet de :

  • Suivre les mises à jour produits
  • Définir les processus d’enrichissement

Types :

  • Mass Email
  • Single Email
  • Update Data
  • Automation

Consultation des actions

  • Clic sur une action → fenêtre d’informations
  • Affiche :
    • Instance
    • Type d’action

Édition des actions

  • Clic droit sur une action :
    • Modifier
    • Modifier la description
    • Supprimer

Configuration avancée des actions

Informations :

  • Nom de l’action
  • Nom technique
  • Automatisation

Types :

  • Sélection des instances
  • Type d’action (Mass Email / Single Email / Update Data)

Configuration des notifications

  • Instance
  • Email Template
  • URL Portal Station
  • Responsible
  • Informee

Paramètres des actions

Paramètre Description
Email Template Modèle d’e-mail utilisé
Portal Station URL URL du portail
Portal URL Function Filtrage des emails / objets
Search Attributes Attributs de recherche
Responsible Responsable de validation
Responsible Subject Sujet e-mail responsable
Responsible Portal Link Lien portail responsable
Responsible Address Dynamic Email depuis attribut
Responsible Address Static Email manuel
Informee Personne informée
Informee Subject Sujet e-mail informé
Informee Portal Link Lien portail informé
Informee Address Static Email manuel
Informee Address Dynamic Email depuis attribut

Création et gestion des templates e-mail

Les templates e-mail automatisent les notifications des workflows.

Fonctions :

  • Ajouter
  • Modifier
  • Supprimer

Création :

  1. Ajouter un template
  2. Nommer le template
  3. Sauvegarder
  4. Configurer le contenu

Configuration :

  • Source (attribut modifié)
  • Field (attribut sélectionné)

Placeholders :

  • Portal URL
  • Recipient Name
  • Start State
  • End State

Chaque e-mail est automatiquement personnalisé avec les données du workflow.